Rekisteriseloste

Vantaan Järjestörinki ry/Kansalaistoiminnan keskus Leinikki

Kansalaistoiminnan keskus Leinikin käyttövuorojen henkilötietojen käsittely

Tiedote Kansalaistoiminnan keskus Leinikin käyttövuorohakemuksissa kerättävien henkilötietojen käsittelystä

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tietojanne käsitellään, jos olette asiakkaana Vantaan Järjestörinki ry:ssä hakiessanne käyttövuoroa Kansalaistoiminnan keskus Leinikistä.

Kansalaistoiminnan keskus Leinikistä voi hakea käyttövuoroja

Asukkaat, järjestöt ja erilaiset muut ryhmät voivat hakea käyttöönsä tiloja Kansalaistoiminnan keskus Leinikistä. Leinikin tilojen tiedot löytyvät osoitteesta: http://leinikki.net.  Käyttövuoroja haetaan käyttövuorohakemuksella ja käyttövuoron myöntämisestä sekä käyttövuoron maksullisuudesta tehdään päätös. Käyttövuorojen hakeminen ja myöntäminen perustuu Vantaan kaupungin laatimiin sääntöihin ja ohjeisiin.

Käyttövuoroja haettaessa kerätään vuorojen myöntämisessä, hallinnoinnissa ja käyttömaksujen perimisessä tarvittavia henkilötietoja

Käyttövuoroa haettaessa kerätään tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietoja tarvitaan, kun/jos
- käyttövuoron myöntämisestä tehdään päätös
- käyttövuoron hakijalle lähetetään tiedoksi päätös tai vahvistus käyttövuorosta
- käyttövuoroja hallinnoidaan käyttövuorokalenterissa
- käyttövuoron hakijalle annetaan tilan käyttämisestä neuvontaa
- tilan käyttäjälle luovutetaan tilan avain
- tilan käyttäjältä laskutetaan tilan käytön maksu tai vuokra.

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti hakijan täyttämältä tilahakemuslomakkeelta. Tietoja voidaan kerätä myös suoraan hakijalta asioidessasi Vantaan Järjestöringissä joko henkilökohtaisesti, puhelimitse tai sähköpostitse. Tiedot keräävät asukastilojen käyttövuorohakemuksia käsittelevät Vantaan Järjestöringin työntekijät.

Käyttövuoroa haettaessa kerättävät henkilötiedot ovat:
1. Hakijan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
2. Yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
3. Laskutettavan vuokran maksajan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja henkilö- tai y-tunnus tai yhdistysrekisterinumero.

Mikäli hakija, yhteyshenkilö ja laskutettavan vuokran maksaja ovat eri henkilöitä, vastuu tietojen antamisesta ja oikeellisuudesta on käyttövuoron hakijalla.

Henkilötietoja käsittelevät vain asukastilojen käyttövuoroista ja ylläpidosta vastaavat tahot

Kerättyjä henkilötietoja saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset työntekijät, jotka käsittelevät käyttövuorohakemuksia, tekevät käyttövuorojen myöntämisestä päätöksen ja jotka vastaavat Kansalaistoiminnan keskus Leinikin tiloissa käyttövuorojen hallinnoinnista ja tilojen ylläpidosta. Käyttövuorojen hallinnoinnissa käytettävä käyttövuorokalenteri voi olla tilojen ylläpidosta, kiinteistöhuollosta, siivouksesta, vahtimestaripalveluista ja turvallisuudesta vastaavien henkilöiden nähtävillä. Mikäli tilan käyttämiseksi on tarpeen luovuttaa käyttäjälle avain, ovat käyttäjän yhteystiedot myös avainhallinnasta vastaavien henkilöiden nähtävillä. Mikäli tilan käytöstä peritään käyttömaksuja tai vuokraa, ovat laskun maksajan tiedot laskutusta ja perintää hoitavien henkilöiden nähtävillä.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin muille kuin edellä mainituille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötiedot on suojattu

Kerättäviä henkilötietoja tallennetaan Vantaan Järjestöringissä käyttövuorohakemuksien arkistoon ja tilojen käyttövuorokalentereihin. Sähköisessä muodossa säilytettävät tiedot on suojattu Vantaan Järjestöringin tietoturvajärjestelmin ja palomuurein. Tietoihin pääsyä säädellään käyttöoikeuksin. Paperisena säilytettävät tiedot on arkistoitu lukittuihin tiloihin, joihin on pääsy ainoastaan Vantaan Järjestöringin henkilöstöllä, jonka tehtäviin kuuluu asianomaisen palvelun hoitaminen.

Tietoja säilytetään tarpeellisen ajan

Kerätyt henkilötiedot säilytetään asian käsittelyn voimassaoloajan sekä lisäksi 2 vuotta. Säilytysaika perustuu Suomen Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikamääräykseen ja -suositukseen (kiinteistötoimi ja rakentaminen 1.1.2002).

Oikeus saada tietoa säilytettävistä henkilötiedoista ja oikaista tai poistaa virheelliset tai tarpeettomat tiedot ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilöllä, jonka tietoja on kerätty ja tallennettu rekisteriin on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Kansalaistoiminnan keskus Leinikissä. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä, voit pyytää tietojesi oikaisemista. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan Järjestörinkiin: Vantaan Järjestörinki ry, Kansalaistoiminnan keskus Leinikki, Leinikkitie 22 C, 01350 Vantaa. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan Järjestörinkiä rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Mitä voin tehdä, jos epäilen että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Jos epäilet, että sinun tai perheesi tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot/nainkysytneuvoa.html.

Yhteystiedot: Suve Pääsukene, toiminnanjohtaja, Pirjo Korhonen, taloudenhoitaja

Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi(at)vantaalla.info